inside
Das Mitarbeitermagazin
der Marke Volkswagen

Innovationen

Mehr Zeit für
Anspruchsvolles

Robots-Technologie entlastet Mitarbeiter bei einfachen Bürotätigkeiten.

Erfolgreich mit dem Pilotprojekt (v.li.): Michael Bäurich, Anna-Katharina Lahrach und Markus Ehle.

Es ist eine höfliche E-Mail, die die zuständigen Mitarbeiter von 15 Standorten alle vier Wochen in ihren Posteingängen finden: „Sehr geehrte Damen und Herren, im Rahmen des Monatsabschlusses bitte ich Sie, mir die Werklogistikkosten für Ihren Standort bis zum 11. Arbeitstag zukommen zu lassen“, heißt es darin. Das Besondere: Ab sofort kommt die freundliche Bitte nicht mehr von einer Kollegin aus Fleisch und Blut, sondern von einem Computerprogramm, einem so genannten Robot. Das Pilotprojekt soll zeigen, wie ein verstärkter Einsatz von Robotics-Technologie Mitarbeiter von einfachen Standardtätigkeiten entlasten und zugleich die Digitalisierung des Unternehmens voranbringen kann.

Die Mitarbeiterin, die bislang die freundlichen E-Mails schrieb, heißt Anna-Katharina Lehrach und arbeitet im Controlling Produktion Fahrzeugbau der Marke Volkswagen. Ihre bisherige Aufgabe beschreibt sie so: „Jeden Monat habe ich die Kollegen der Standorte um ihre Daten gebeten. Bei Bedarf habe ich noch einmal nachgefragt und schließlich kontrolliert, ob alle Felder unserer Abfragetabelle mit plausiblen Werten gefüllt sind. Anschließend mussten noch alle Daten zu einem Bericht zusammengefasst und versandt werden. Nach spätestens zwei Tagen musste alles erledigt sein.“

Ab sofort hat Anna-Katharina Lehrach Hilfe von einem virtuellen Kollegen, der sie von monotonen Routinetätigkeiten entlastet.

Viele dieser Routinearbeiten übernimmt nun der neue virtuelle Kollege: Er verschickt die Abfrage, erinnert säumige Standorte und gleicht die Daten beispielsweise mit vorangegangenen Monaten ab, um offensichtliche Fehler zu entdecken. Das alles geschieht um ein Vielfaches schneller, als ein Mensch es leisten könnte. Um den anspruchsvollen Teil der Arbeit, der menschliches Denken erfordert, kümmert sich auch weiterhin Anna-Katharina Lehrach: „Nehmen wir an, ein Standort weicht stark von seinen Kostenzielen ab. Dann steige ich tiefer ein und suche gemeinsam mit den Kollegen nach den Ursachen.“

Genau darum geht es bei dem Projekt: Menschen von monotonen Routinetätigkeiten entlasten, um ihnen mehr Zeit für die anspruchsvollen Aufgaben zu geben. Das betont auch Michael Bäurich, der Vorgesetzte von Anna-Katharina Lehrach. Er sagt: „Wir wollen uns in Zukunft stärker auf die Analyse der Daten und die Ableitung von Optimierungsansätzen konzentrieren. Unausgefüllte Kästchen kann auch die Maschine ausfindig machen – dazu müssen wir unsere hochqualifizierten Kollegen nicht einsetzen.“

Initiator des Pilotprojekts ist der Bereich Digital Finance gemeinsam mit Volkswagen Consulting, vertreten durch Markus Ehle. „Die Automatisierung von einfachen Bürotätigkeiten mit Robotics-Technologie ist ein wichtiger Trend in vielen Unternehmen“, berichtet er. „Der große Vorteil ist, dass Computerprogramme bestimmte monotone Tätigkeiten 5- bis 500-mal schneller erledigen können als der Mensch. Auf Seite der Mitarbeiter steigen Motivation und Spaß an der Arbeit spürbar.“  Gängige Anwendungsfälle sind das Abarbeiten von Rechnungen, die Pflege von Stammdaten oder das Anfertigen von Regel-Berichten – so wie nun im Controlling Fahrzeugbau.

Das Anlernen des Roboters für das Pilotvorhaben bei Volkswagen haben Programmierer der Group IT Services India übernommen – unterstützt von der Konzern IT in Wolfsburg und von Anna-Katharina Lehrach, die den indischen Kollegen ihre bisherigen Arbeitsschritte erklärte. In nur sechs Wochen war das Computerprogramm fertig. „Gerade die schnelle Umsetzung in zwei bis sieben Wochen ist eine Besonderheit von Robotics-Lösungen“, sagt Ehle.  Der Unterschied zu anderen Projekten: Für Robotics wird nicht der eigentliche Prozess optimiert  oder das Programm angepasst - vielmehr lernt der virtuelle Mitarbeiter, die Arbeitsschritte seines menschlichen Kollegen auszuführen. Nur eben in sehr viel höherem Tempo.

Bots oder Robots

sind Computerprogramme, die die Interaktionen eines menschlichen Benutzers nachahmen. Sie werden gemeinsam mit diesem Benutzer entwickelt und „leben“ dann auf einer (virtuellen) Maschine im Rechenzentrum. Ihre Arbeiten erledigen die Robots über die bekannte Benutzeroberfläche in nahezu allen gängigen Programmen wie Outlook, SAP oder Excel. Sie können standardisierbare Aufgaben sehr zuverlässig erledigen und sind dabei um den Faktor 5 bis 500 schneller als ein Mensch.