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Das Mitarbeitermagazin
der Marke Volkswagen

Digitalisierung

Mit wenigen Klicks
auf Dienstreise

Die Digitalisierung ist ein zentrales Thema im Zukunftspakt. Das Travel Management geht mit gutem Beispiel voran: Dienstreisen können online gebucht und anschließend unterschriftslos abgerechnet werden. Bald soll eine App folgen.

Ob Zugfahrkarten, Flugtickets oder gleich den ganzen Pauschalurlaub – privat hat fast jeder von uns schon einmal eine Reise online gebucht. Für viele Mitarbeiter der Marke Volkswagen ist es mittlerweile genauso selbstverständlich, dass sie ihre Dienstreise online buchen. „Etwa 80 Prozent aller Buchungen werden über unser Travel Management System (TMS) xera vorgenommen, Tendenz steigend“, freut sich Maria Peter-Nick, die seit 2013 das Konzern Travel Management leitet.

Gemeinsam mit ihrem Team und der Konzern-IT treibt Peter-Nick seither die Digitalisierung in ihrem Bereich voran – ganz im Sinne des Zukunftspakts. So können Dienstreisen seit über einem Jahr abgerechnet werden, ohne dass der Mitarbeiter und sein Vorgesetzter diese unterschreiben müssen. Der administrative Aufwand wird dadurch deutlich reduziert. „Die Mitarbeiter bekommen ihre Auslagen und ihre Spesen wesentlich schneller als früher ausgezahlt“, nennt Peter-Nick einen der großen Vorteile der unterschriftsfreien Dienstreiseabrechnung. Dementsprechend positiv sei das Verfahren von den meisten Mitarbeitern aufgenommen worden, berichtet Peter-Nick.

Aktuell arbeitet das Travel Management an einer Reise-App. Dort sollen Mitarbeiter künftig auf einen Blick alle Informationen rund um ihre gebuchte Dienstreise finden, etwa Flugzeiten oder Hoteladressen. „Das Ausdrucken der Reisebestätigung wird damit endgültig überflüssig“, sagt Maria Peter-Nick. Das spare nicht nur Zeit, sondern auch Papier und Druckertoner. Ein weiterer Vorteil der für dieses Jahr geplanten App: Mit Push-Nachrichten wird der Mitarbeiter informiert, wenn es zu Änderungen an seinem Reiseplan kommt.

Ein Blick aufs Handy reicht dann, um zu sehen, ob der Flieger oder der Zug möglicherweise Verspätung hat.“ In einem weiteren Entwicklungsschritt soll es dann irgendwann sogar möglich sein, seine Reise direkt in der App umzubuchen, kündigt Peter-Nick an und formuliert folgenden Anspruch: „Wir wollen, dass Dienstreisen genauso einfach zu planen und buchen sind, wie es unsere Mitarbeiter von ihren Privatreisen gewohnt sind.“

»Wir wollen, 
dass Dienstreisen so einfach wie möglich zu planen, zu buchen und abzurechnen sind.«

Maria Peter-Nick
Leiterin Travelmanagement


Die Einführung der Reise-App ist jedoch nur eines von vielen Themen, die das Travel Management aktuell vorantreibt. So wird TMS xera in Kürze auch bei Volkswagen Sachsen eingeführt. „Je mehr Gesellschaften auf ein einheitliches System zugreifen, desto besser sind die Konditionen, die wir mit Fluggesellschaften und Hotels aushandeln können“, sagt Peter-Nick. Weitere Gesellschaften sollen bald folgen, etwa Volkswagen Südafrika und die Volkswagen Russland.